Bob dydd, anfonir 183 biliwn o e-bost at y byd. Byddwn yn dweud wrthych sut i wneud yn siŵr nad yw eich llythyr yn cael ei golli yn y màs cyffredinol. Ac felly bod y derbynnydd nid yn unig wedi ei anfon at y fasged, ond hefyd yn ymateb yn gadarnhaol iddo. Bydd rheolau ysgrifennu llythyr busnes yn ddefnyddiol i bawb. Heb eithriad. SUT MAE'R RHYTHYR YN DYLAI'R LLYTHYR?
Mae angen dechrau'n draddodiadol: "Annwyl Ivan Sergeevich, helo!" Roedd achos pan newidiodd un cwmni mawr yn ei ohebiaeth yr apêl clasurol "Annwyl" i "Annwyl". Ac er ei bod yn ymddangos, yn emosiynol, daeth yr apêl yn gynhesach, roedd y partneriaid yn effro. Mewn unrhyw achos, peidiwch â defnyddio'r ymadrodd "Da iawn o'r dydd" fel cyfarchiad - yn gyntaf, nid oes neb yn siarad mewn bywyd, ac yn ail, efallai y cewch yr argraff nad ydych yn gofalu pan dderbynnir y llythyr.
YDW I'W DEFNYDDIO MEWN LLYTHRENNAU O DILEU?
Os yw'r llythyr yn cael ei gyfeirio at ddieithryn ac o natur fusnes, gall gwenau greu ymdeimlad o gyfarwyddyd yn y sawl a adawir. Mewn llythyrau anffurfiol a gyfeirir at gydweithwyr, nid yw gwenyn yn cael eu gwahardd. Fodd bynnag, os oes gwybodaeth yn y llythyr y gallai fod angen i Brif Swyddog Gweithredol eich cwmni un diwrnod, meddyliwch a ydych am i'r blentyn gwenu ddal ei lygad?
SUT ONDD I GANIATÂD YMDDYGIADAU NEGATIFOL I EFFEITHIO AR GYFER Y LLYTHRENNAU?
Pan fyddwch chi'n anfodlon â rhywbeth, ond nad ydych am dorri'r berthynas â chyfaill yr ymddangosiad o emosiynau negyddol, ond yn mynd i gynnal deialog adeiladol gydag ef, peidiwch ag anfon y llythyr ar unwaith. Gadewch i ni ddarllen y testun i gydweithiwr nad yw'n ymwneud â'r gwrthdaro, neu ei hanfon yn ddiweddarach pan allwch chi ysgrifennu llythyr niwtral mewn tôn.
BETH YR ACHOSAU DYLAI CHI EICH ARBENNIG Y LLYTHRENNAU?
Dylai llythyr bob amser gael thema. Mae hyn yn rhoi'r neges statws ac yn aml yn arbed rhag mynd i sbam. Dylai'r pwnc fod yn fyr a chynhwysfawr i'ch cyfeirio atoch chi neu i bwnc eich cydweithrediad â'r sawl sy'n rhoi sylw. Er enghraifft, os gwnaethoch gyfarfod â chleient mewn cynhadledd, fforwm neu arddangosfa, mae'n rhesymegol tybio y bydd llawer o lythyrau yn ei flwch gyda'r testun "cynnig" neu "gydweithrediad". Felly, atgoffa ef yn well eich enw neu enw'r cwmni. Ac os ydych chi wedi bod yn hysbys iawn, yna yn destun y llythyr, nodwch bwnc gwaith tîm neu achlysur gohebiaeth: "cwestiwn ...", "sylwadau am ..."
YDYM YN GWEITHIO I GYNNAL O'R IAITH SWYDDOGOL I UNOFFICIAL?
Os cawsoch lythyr wedi'i ysgrifennu mewn tôn busnes caeth, yna mae angen i chi ei ateb yr un ffordd. Ni ddylai esgeulustod y rheol hon o ysgrifennu llythyr busnes fod.
Mae profiad yn dangos bod y newid o iaith ffurfiol i un anffurfiol mewn gohebiaeth fusnes yn aml yn arwain at ryngweithio aneffeithiol. Bydd yn anodd i chi drafod materion busnes ac annog partneriaid i gyflawni eu rhwymedigaethau os yw'ch cyfathrebu â nhw wedi dod yn un cyfeillgar. Mae'r iaith swyddogol yn helpu i gadw pellter ac yn datrys problemau yn effeithiol. Mae arddull ffurfiol yn helpu i fod yn gywir yn gyntaf yn eu datganiadau eu hunain, sy'n arwain at ganlyniadau gwell.
YDYM YN DULL I GYNNWYS Y CYFEIRIAD YN YSTAFELL I ATEB ATEB?
Yn hytrach na ysgrifennu yn y pwnc "ar frys" neu "yn brydlon," mae'n well nodi yn y testun y llythyr yr union amser y byddech yn hoffi derbyn ateb ynddi. Er enghraifft: "Gofynnaf ichi ymateb tan ddyddiad o'r fath" neu "Rwy'n gofyn i chi ddweud wrthych am eich penderfyniad heb fod yn hwyrach na'r dyddiad hwn. Peidiwch â cheisio cyflymu'r broses trwy ddweud wrth yr ymatebydd i ddisgwyl yr ateb: "Rydw i'n gobeithio am eich caniatâd" neu "rwy'n gobeithio ateb yn gadarnhaol." Rhowch gyfle i'r person feddwl drosto'i hun.
MEWN UNRHYW ACHOS, A WNEUD DEFNYDDIO'R PWYSIG PWYSIG?
Dylai'r offeryn hwn gael ei ddefnyddio dim ond pan fo'r achos a nodir yn y llythyr yn wirioneddol o frys ac yn bwysig nid yn unig i chi, ond hefyd ar gyfer eich cynghorydd. Ydych chi'n meddwl bod yr holl achosion fel hyn? Nodwch eich holl lythyrau Rhyngrwyd gyda baneri coch a marchogion anghywir - anghywir. Cofiwch y stori tylwyth teg am gafa a blaidd: pan fyddwch wir angen llythyr i'w ddarllen ar unwaith, bydd yn cael ei anwybyddu.
SUT I'W GYFRIFOL YN YSGRIFENNED YN YSGRIFENEDIG YN YSTYRIED YN GYMRYD?
Os cewch eich gorfodi i wrthod rhywbeth, peidiwch â dechrau'r neges gyda datganiad o fethiant. Disgrifiwch yn gryno y rhesymau dros eich penderfyniad a gwnewch yn glir y gallwn ddychwelyd i ystyried y mater dan rai amgylchiadau. Diolch am y diddordeb a ddangosir i chi, mynegwch ddrwg ynghylch canlyniad o'r fath o'r achos a gorffen y llythyr ar nodyn cadarnhaol, er enghraifft, "Rwy'n dymuno llwyddiant".
BETH I'W WNEUD OS YW'R LLYTHYR YN EICH HYD?
Strwythur y testun, ei dorri i mewn i benodau, paragraffau, paragraffau - fel arall mae'r neges hir yn anodd ei ganfod. Os rhoddir yr wybodaeth gan un darn parhaus, yna ar yr ail linell mae'r person yn dechrau colli diddordeb ynddo. Mae'r fformiwla ddelfrydol ar gyfer llunio llythyrau mawr Rhyngrwyd yn edrych fel hyn: un meddwl yw un paragraff. Mae hefyd yn bwysig osgoi brawddegau cymhleth ac ymadroddion aneglur. Er mwyn ymateb yn gyflym i'ch llythyr, dylai person allu deall o'r tro cyntaf yr hyn maen nhw wir eisiau amdano.
SUT YW'N HYN YN BELL I GYNNWYS?
Ateb y llythyr, mae'n ddigon i nodi eich enw a'ch cyfenw yn y diwedd. Os byddwch yn cychwyn gohebiaeth, yna nodwch eich sefyllfa a'ch rhif ffôn cyswllt hefyd. Gan ddefnyddio'r apêl "Annwyl ..." ar ddechrau'r llythyr, peidiwch â'i orffen gyda'r ymadrodd "Yn gywir". Ysgrifennwch: "Cofion Gorau" neu "Yn gywir Yn gywir". Cael sawl math o lofnod yn y mailer a'u defnyddio yn dibynnu ar y sefyllfa.
AR Y BRANDFATHER PENTREF.
• Yn ôl y cwmni ymchwil, Radicati Group, mae 183 biliwn o lythyron Rhyngrwyd yn cael eu hanfon bob dydd yn y byd, hynny yw, dros 2 filiwn o lythyrau yr eiliad.
• Amcangyfrifodd Kaspersky Lab, gweithgynhyrchydd adnabyddus o systemau gwrth-sbam, fod 80% o'r holl bost a anfonir mewn diwrnod yn sbam.
• Yn ôl asiantaeth Gallup Media, o'r 70 miliwn o ddefnyddwyr cofrestredig y system bost.ru, mae bron i 8 miliwn yn gwirio eu blwch post yn ddyddiol.
• Anfonir y rhan fwyaf oll o sbam o'r UD, Rwsia a Gwlad Pwyl.
• Y pynciau mwyaf cyffredin o hysbysebu heb awdurdod, sy'n cael eu hanfon drwy'r post, yw meddyginiaethau a chydnabyddiaethau.