Ni ellir dychmygu bywyd modern heb ffôn. Ymroddodd yn gadarn ar ein bywyd busnes a phersonol, ac er gwaethaf datblygu cyfathrebu drwy'r Rhyngrwyd, ni fydd yn ildio ei swyddi. Mae cyfathrebu dros y ffōn yn bwysig iawn yng ngweithgareddau cwmnïau, cwmnļau a sefydliadau mewn amryw o ffyrdd, gan ei fod yn darparu cyfnewid gwybodaeth barhaus pell bynnag pellter. Heb sôn am y ffaith bod nifer fawr o faterion yn cael eu datrys dros y ffôn yn gyflym a heb gostau ychwanegol (post, cludiant, ac ati). Amcangyfrifir bod tua 4 i 25 y cant o amser gweithio ar gyfartaledd yn cael ei wario ar sgyrsiau busnes a hyd at 90 y cant pan fydd y ffôn yn offeryn parhaol.
Sut i wneud cyfathrebu ar y ffôn yn fwy effeithlon a phleserus? Ar gyfer hyn, mae rheolau amlen ffôn wedi'i anelu at hwyluso rhyngweithio gyda phartneriaid a chleientiaid, sefydlu a chynnal cysylltiadau busnes, cynrychiolaeth gymwys, creu delwedd a chynnal enw da'r cwmni. Mae cyflogeion sy'n berchen ar ymarferion busnes yn treulio llawer llai o amser ar sgyrsiau ffôn, sydd, yn naturiol, yn effeithio'n gadarnhaol ar y gwaith yn gyffredinol.
I'r cwestiwn: "Allwch chi siarad ar y ffôn?" - bydd pob person yn ymateb yn gadarnhaol. Mae siarad ar y ffôn mor gyffredin na weithiau ni fyddwn yn meddwl am "sut y bydd ein gair yn ymateb."
Mae argraff y cwmni eisoes wedi'i ffurfio ar gofnodion cyntaf y sgwrs ac yn bennaf mae'n pennu'r berthynas bellach gyda'r cleient. O'r sylw a roddir i'r cleient, mae'n dibynnu ar ba mor gynhyrchiol y bydd y sgwrs ac a fydd y peth olaf. Mae patrwm diddorol: mae argraff ddrwg person yn dweud wrth lawer mwy o bobl nag am un da. Felly, mae'n rhaid i ni allu cynhyrchu a chadw argraff gadarnhaol, oherwydd bydd anhygoel ac amhroffesiynoliaeth yn anghyfarwyddo'r cleient yn gyflym.
Mae hyd yn oed un gair yn ddigon weithiau i newid yr agwedd at y cwmni nid er gwell. Felly, mae'n bwysig iawn bod gan eich cwsmeriaid posibl ddelwedd bositif o'r cwmni, mae gennych awydd i weithio gyda chi. Yn hyn o beth, mae cymhwysedd gweithwyr, eu diddordeb a'r gallu i gyflwyno gwybodaeth yn chwarae rôl enfawr.
Mae anallu gweithwyr i gynnal sgyrsiau busnes yn briodol, yn y pen draw, yn eithaf drud. Adlewyrchir hyn wrth golli hyder yn y cwmni, colli cyfleoedd a rhagolygon busnes.
Rheolau sylfaenol yr eitem dros y ffôn.
Gan nad oes cyswllt gweledol wrth siarad ar y ffôn, mae ffactorau pendant yn cael eu chwarae gan ffactorau megis goslef, amser oedi, cyflymder lleferydd, ac ati. Mae seicolegwyr yn honni, ac mae hyn yn berthnasol nid yn unig i ffonio, ond hefyd yn gyfathrebu personol, bod canlyniad y sgwrs yn cael ei benderfynu gan 90% nid yw "beth" wedi'i ddweud, ond "sut." Cytunwch, gyda rhyngweithiwr egnïol, egnïol, sy'n cario "tâl" cadarnhaol i siarad yn llawer mwy dymunol a diddorol na chyda di-wifr a di-fudd. Mae pob person eisiau teimlo bod ei alwad yn arbennig, felly pam ei amddifadu o'r pleser hwn? Mae'r rheol - "siarad â phobl fel y dymunwch iddynt siarad â chi" yn hwyluso'r gwaith yn fawr.
Pan wneir galwad yn y swyddfa, dylid codi'r set llaw i'r drydedd neu bedwaredd gloch. Yna mae angen i chi ddweud cyfarch, enwi'ch cwmni a chyflwyno'ch hun. Y peth gorau yw defnyddio cyfarchiad unffurf: yn gyntaf - mae'n gadarn, ac yn ail - mae'r cwmni yn caffael wyneb, ei steil ei hun. Yn lle hynny: "A allaf eich helpu chi?" mae'n well dweud: "Sut alla i eich helpu chi?" Ni allwch ofyn y cwestiwn: "Pwy yw hwn?" neu "Pwy sy'n gofyn iddo?", mae'n fwy cywir dweud: "A alla i ddarganfod pwy sy'n siarad?" neu "Dywedwch wrthyf pwy sy'n siarad?"
Yn ystod sgwrs, mae angen i chi ddilyn y dyfarniad yn ofalus. Rhaid nodi geiriau yn glir ac yn benodol, er mwyn osgoi adrodd yn ôl. Mae angen sylw arbennig gan enwau, teitlau a rhifau.
Dylai'r sgwrs gael ei chynnal mewn tôn dawel, dawel, nid yn gyflym, ond nid yn rhy araf. Cymerwch ystyriaeth i lefel broffesiynol yr interlocutor. Gwyliwch resymeg eich datganiadau, dadlau, ond heb anfodlonrwydd ac ymosodol.
Er mwyn osgoi gwastraffu amser diangen, mae galwad busnes wedi'i baratoi'n well ymlaen llaw. Y cyfan y gellir ei angen yn ystod sgwrs, mae angen i chi gadw wrth law. Mae hefyd yn ddymunol gwneud rhestr o gwestiynau i beidio â cholli rhywbeth pwysig a pheidio â chreu seibiannau dianghenraid. Yn sicr, roedd yn rhaid i bawb "hongian" yn anfwriadol ar y llinell tra roedd y rhyngweithiwr yn chwilio am ddogfennau neu'r peth iawn.
Ar ddiwedd y sgwrs mae angen i chi sicrhau eich bod chi'n deall y wybodaeth yn gywir. Pe ofynnwyd i chi roi rhywbeth i drydydd person, ceisiwch beidio ag anghofio amdano, ar ôl ysgrifennu'r cais ymlaen llaw.
Mae'r llais yn rhoi hwyliau sy'n cael ei ddal yn berffaith gan y rhyngweithiwr. Felly, mae angen i chi reoli emosiynau. Mae'n annerbyniol symud eich llid, eich blinder neu'ch hwyliau drwg i'r rhyngweithiwr. Dylanwadir ar y goslef hyd yn oed gan yr ystum y mae'r person yn siarad ynddo. Ac os ydych yn gorwedd mewn cadair fraich, gallwch fod yn siŵr gyda'ch llaw am ddim tra'n taflu trwy'r cylchgrawn, bydd y rhyngweithiwr yn teimlo hynny.
Mae llawer o gwmnïau wedi gosod PBX mini. Yn ystod y newid i ddigidol, bydd angen i chi hysbysu'r tanysgrifiwr pa adran neu weithiwr sy'n cael ei newid. Yn ystod y sgwrs, gwnewch yn siŵr nad yw'r cleient yn derbyn gwybodaeth na fwriedir iddo. Mae hyn yn digwydd pan fydd y gweithiwr yn cwmpasu'r tiwb â'i law i egluro manylion ei gydweithwyr. Byddai'n fwy rhesymol defnyddio'r botwm "mute", sydd â phob dyfais modern, os bydd y cleient yn barod i aros wrth gwrs.
Yn aml pan fo problemau'n codi, gallwch glywed ymadroddion megis: "Doeddwn i ddim yn gwneud hynny", "nid fy fai ydyw," "Dwi ddim yn gwybod." Mae datganiadau o'r fath yn cynrychioli'r cwmni mewn golau anfantais. Efallai bod gan y cleient gwestiwn rhesymol iawn: beth yw gweithwyr y cwmni hwn yn ei wneud? Mewn unrhyw achos, peidiwch â rhoi ateb negyddol ar unwaith. Mae'r gair "na" yn cymhlethu datrysiad cadarnhaol y broblem. Yn awyddus iawn i helpu'r cleient yn gyflym ac yn effeithiol, yn y rhan fwyaf o achosion, niwtralir y gwrthdaro aeddfed.
Mae'r ffaith bod llawer o sefyllfaoedd annisgwyl, gan gynnwys gwrthdaro, yn codi yn ystod y broses waith yn eithaf naturiol. Mae'r rhain yn eiliadau gwaith annymunol, ond mae arbenigwyr cymwys yn berffaith yn ymdopi â'r problemau hyn, gan gael amynedd, tact a rhai sgiliau. Mae nifer o hyfforddiadau, lle mae sefyllfaoedd o wrthdaro posibl yn cael eu colli, yn helpu i ddod o hyd i agwedd bositif ac ymyrryd yn sgil y "peryglon".
Cyfrifir y prif "chwyth" dros y ffôn gan ysgrifenyddion, rheolwyr swyddfa a derbynyddion. Mae'n amlwg bod gwaith seicolegol yn galed. Felly, mae gan ddiffygion yr arbenigedd hwn ddygnwch "haearn", sefydlogrwydd seicolegol, y gallu i weithio'n effeithiol dan unrhyw amgylchiadau. Yn y farchnad lafur fodern, mae'r gofynion canlynol yn cael eu gosod ar ysgrifenyddion, rheolwyr swyddfa a chyfeiriadau: sgiliau cyfathrebu, y gallu i ddeall pobl, i allu gwrando, i ddod o hyd i iaith gyffredin â hwy ac i osgoi gwrthdaro yn ddiplomatig.
Yn anffodus, weithiau mae pobl yn anghofio nad y swyddfa yn eu fflat eu hunain, nid bazaar neu barti cyfeillgar, a dylai araith person busnes gyfateb i'r sefyllfa gyfagos. Mae achosion o ddiffyg cywirdeb ac anrhefnrwydd i gleientiaid yn aml. Er gwaethaf y ffaith bod lles busnes yn dibynnu arnynt.
Mae modd cyfathrebu cywir a dylid ei ddysgu. Mae'r etifedd ffôn yn rhan o'r diwylliant corfforaethol ac yn un o elfennau pwysig y ddelwedd. Mae gwella ansawdd y cyfathrebu gyda phartneriaid a chwsmeriaid yn allweddol i lwyddiant yn y gystadleuaeth. Dylai cydymffurfiaeth â'r rheolau ymarfer fod yn norm i unrhyw gwmni, waeth beth fo'r maes gweithgaredd. Ac yna bydd "enw" eich cwmni yn achosi emosiynau cadarnhaol yn unig, a bydd nifer y rhai sydd am weithio gyda chi yn cynyddu yn unig.
lady.adverman.com